В пределах понятий экономической статистики среднесписочная численность работников – это показатель, отражающий отношение общего количества людей в списках состава сотрудников предприятия к числу месяцев в году. Зачем могут понадобиться сведения о среднесписочной численности работников? Как правило, такая информация необходима для того, чтобы подсчитать величину налоговых платежей, и вместе с тем она необходима для ведения статистического учета и предоставления информации в специализированные государственные учреждения, занимающиеся вопросами статистики.

Основные понятия в рамках численности

Отчет о среднесписочной численности сдается в ряду первых в наступившем году. Ведь по норме, утвержденной статьей 80 Налогового кодекса РФ, сроки сдачи этих данных ограничены первыми двадцатью днями наступившего года. Форма сдачи этого отчета КНД 1110018 утверждена ФНС. А ведут расчеты по этим показателям, как правило, сотрудники бухгалтерии предприятия.

Кроме уже указанной формы, цифры проведенных расчетов среднесписочной численности пригодятся для заполнения и подачи дополнительных статистических форм: 2.4-ФСС, N МП «Сведения об основных показателях деятельности микропредприятия», 4.РСВ-1 (для государственной службы статистики), П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников», и т. д.
Кроме того, документ, содержащий такие сведения, понадобится для получения налоговых льгот теми предприятиями, на которых работают инвалиды.

Еще несколько лет назад составлять этот отчет было необходимо в любом случае – вне зависимости от наличия или отсутствия наемного персонала. Но, начиная с 2014 года, для предпринимателей, у которых нет наемных сотрудников, эта обязанность отменена. Однако, необходимо учитывать, что если среднесписочная численность персонала превышает сто человек, подача отчета происходит в электронном формате. В случае, если сотрудников – менее ста, разрешается выбрать между электронным и бумажным вариантом отчета.

Основное назначение среднесписочной численности

Предоставляется данная декларация в органы налоговых служб по месту регистрации предприятия, а в случае с предпринимателями – по месту проживания.

Если по какой-либо причине отчет о среднесписочной численности не сдан или просрочен, компании будет назначен штраф, а вместе с тем еще и наложат штрафную сумму на руководителя предприятия или главного бухгалтера. Размеры штрафной суммы не слишком велики, однако, гораздо неприятнее тот факт, что, не получив этой информации, сотрудники налогового органа вправе отказать фирме в получении налоговых льгот и изменить сумму налогов с учетом этого отказа. Однако же, штрафные санкции не избавляют от необходимости сдавать отчет, так что вести учет среднесписочной численности все же придется.

На что обратить особое внимание?

Временами, у неопытных предпринимателей возникает путаница в понятиях “среднесписочной” и просто “списочной численностью” работников. На самом деле, они во многом различаются. Прежде всего, различия состоят в том, что списочный состав включает в себя число всех работников организации – как постоянных, так и временных, включая сезонных сотрудников, которые были официально оформлены в качестве работников данного предприятия. Кроме того, в этот же список попадают и сотрудники, которые работают на предприятии согласно заключенным с ними гражданско-правовым контрактам, хотя одновременно могут работать таким образом сразу с несколькими работодателями.

Хорошо, если организация невелика и количество сотрудников позволяет с легкостью осуществлять необходимые расчеты. Но что, если число работников измеряется в десятках, а то и в сотнях тысяч? Современные технологии помогают осуществлять расчет среднесписочной численности работников с помощью программных средств, позволяющих сделать систему учета персонала максимально автоматизированной. Такая система самостоятельно подсчитывает все суммы нужных показателей и вносит их в отчет.

Среднесписочное количество сотрудников рассчитывается на основе базы данных, собранных из каждодневного учета списочной численности. Следует учитывать, что показатели числа сотрудников в списках непременно обязаны согласовываться с содержанием табеля учета рабочего времени. В разработанных для этой цели формах Т-12 и Т-13 ведется регистрация пришедших на рабочее место сотрудников. Кроме того, учитываются также данные из приказов: о приеме на работу сотрудников, об отпусках, о переводах специалистов на иное место работы и об увольнении. Эта информация дублируется в личных картах сотрудников, платежных ведомостях и других внутренних документах предприятия.

Как все это рассчитывается?

Проводится порядок расчета соответственно указаниям, изданным в тексте приказа Росстата, где также приведена точная формула для нахождения показателя необходимой численности. Для того, чтобы определить среднесписочную численность работников, принято использовать формулу расчета годового показателя:

Среднесписочная численность годовая = сумме показателей среднесписочной численности за каждый месяц прошедшего года.

При этом, даже если предприятие зарегистрировано и начало функционировать не с января, то полученную сумму данных за рабочий период в любом случае требуется делить на 12.
Месячный показатель среднесписочной численности рассчитывается таким образом:

Среднесписочная численность за месяц = среднесписочной численности работников, которые отработали стандартный или частичный рабочие дни в текущем месяце.

Соответственно, подсчет среднесписочной численности за квартал собирается из сумм месячных расчетов, входящих в этот период, и делится на количество месяцев.
Для выходных и праздничных дней таковой показатель ССЧ берется аналогичным показателю рабочего дня до выходного.
Таким образом, в качестве целой единицы списочной численности могут считаться:

• сотрудники, пришедшие на рабочее место, даже если предприятие вынужденно простаивает;
• сотрудники, выезжавшие в командировки, с оплатой командировочных;
• работники, находящиеся на больничном, при наличии подтверждающего документа;
• новые сотрудники, у которых еще не истек испытательный срок;
• надомные работники;
• совместители;
• сотрудники, проходящие обучение, при сохранении зарплаты;
• временно работающие в составе данной организации, получающие оплату на данном месте работы;
• отпускники;
• сотрудники с иностранным гражданством;
• работники, находящиеся под следствием.

http:

При намерении провести расчеты по численности внутренних совместителей (специалистов, которые работают только часть рабочего дня) необходимо сосчитать количество проработанного времени этими сотрудниками за месячный период, поделив эту цифру на количество часов, которые они должны были проработать по плану, и получившуюся сумму снова разделить на количество рабочих дней за месяц.

Правила и исключения из них

Внешние совместители не учитываются в среднесписочной численности. Кроме них, в состав этих списков не включают работников, уже начавших процедуру увольнения, адвокатов, сотрудников, которые не вышли на работу без серьезной причины или обоснования, а также работников, которые трудятся на основании заключенного с ними гражданско-правового контракта.

Понятно, что сами расчеты в отчетной форме не отражаются.

Указывается только среднесписочная численность штатных работников в виде числа, отражающего состояние на дату сдачи отчета.

Если число получилось не целое, то данные округляются по стандартному признаку: если после запятой находится цифра от ноля до четырех, сумма округляется в меньшую сторону, а если там же располагается значение больше пяти, округление происходит в большую сторону.

http:

В самом бланке заполняются поля, где указывают:

• данные об идентификационном коде;
• число страниц в данном документе (001);
• полное название налогового учреждения, куда передается данная информация и его идентификационный код;
• название предприятия или ФИО предпринимателя без сокращений;
• полное имя человека, заполнившего форму, с подписью и печатью;
• указание среднесписочной численности работников.

Практика показала, что лучше всего, заполняя формы, сделать это сразу в двух экземплярах. Соответственно, одну из них отдать по прямому назначению – в налоговое учреждение, а второй экземпляр оставить в качестве копии для себя, попросив предварительно сделать на нем отметку служащего налоговой. Такой шаг поможет восстановить документацию, даже если официальный отчет куда-то затеряется.

В том случае, если в составе предприятия насчитывается несколько филиалов, следует обратить внимание на то, что, согласно пункту 3, форма КДН1110018 заполняется отдельно по предприятию и по филиалам, а сам отчет предоставляется по всему предприятию в целом.

http:

Частные предприниматели, которые не желают вникать в подробности о том, что такое среднесписочная численность работников и как заполнять отчеты, могут получить консультацию в специализированных сервисных службах, которые зарабатывают ведением бухгалтерии. Есть возможность найти подходящий ресурс в сети интернет, который поможет сделать расчеты.

Бланки же отчетов выдаются налоговыми службами, или же их можно скачать из интернета. Гораздо проще изначально вести учет правильно и законно, чем впоследствии заниматься уплатой штрафов и решением вопросов с налоговыми учреждениями.