Правильное оформление отпуска работникам

Как правильно должно производиться оформление отпуска работникам? Таким вопросом следует задаться каждому руководителю, т. к. по законодательству у каждого работающего человека есть право на ежегодный отпуск. Что такое отпуск по закону? Это определенный период (чаще всего месяц, но в зависимости от ситуации он может быть больше или меньше), когда работник свободен от своих обязанностей и может распоряжаться этим временем по своему разумению.

Какими бывают отпуска и кому положены?

Для начала нужно разобраться, какой вид «каникул» положен работнику. В первую очередь Трудовой кодекс предписывает, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику раз в год. Средняя его продолжительность – 28 дней. Есть ряд категорий, у которых отпуск работника длится большее количество времени.

Это следующие люди:

1. Инвалиды любой группы. Такой человек имеет право на 30 дней.
2. Те работники, которые заключили трудовой договор на 2 месяца или менее. Об этом говорит ст. 291 ТК РФ. К этой же группе можно причислить людей, занятых на работах сезонного характера (ст. 295 ТК РФ). Им должен быть предоставлен отдых, длительность которого равна 2 рабочим дням за каждый месяц такого труда.
3. Пожилые работники, которые живут в учреждениях социального обслуживания и работают по трудовому договору. Им положено 30 дней.
4. Несовершеннолетние люди, которые состоят в штате компании. Им положен 31 день.
5. Педагоги. Им предоставляется очень большой период отдыха – от 42 до 56 дней.

Кроме основного оплачиваемого, о котором шла речь выше, люди, трудящиеся в организации, могут оформить и дополнительные оплачиваемые отпуска. Вот только имеют на них право не все работники, а только те, которые заняты на тяжелых работах. Это могут быть открытые и подземные горные работы, в зонах радиационного заражения и другие виды деятельности, опасные для здоровья человека. Сюда же относятся работы на Крайнем Севере и в других сложных местностях.

Сколько именно дней дополнительного отпуска им положено, решается индивидуально.

Есть еще отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, в случае совмещения работы и учебы, для усыновителей.

Правила предоставления свободных от работы дней

Что нужно помнить руководителю, чтобы правильно оформить очередной отпуск своему подчиненному? Обычно предоставление свободных дней работникам напрямую зависит от их графика в организации. Составлять данный график нужно заранее, за предстоящий год. Утверждается он с учетом мнения первичного выборного профсоюзного органа. И сделано это должно быть не позже чем за две недели до того, как начнется календарный год. Обычно подчиненный должен отработать хотя бы полгода, чтобы уйти на “каникулы” в первый раз.

Что должно приниматься во внимание, когда составляется данный график и оформляем дни отдыха на его основе? Что главное в предоставлении отпуска работнику? Нельзя забывать о следующем:

• требования трудового законодательства;
• пожелания самих сотрудников;
• чем занимается компания и какова специфика ее деятельности.

Этот документ может быть составлен как на основе пожеланий сотрудников, так и в зависимости от пожеланий руководства (например, с учетом деятельности компании и требований наличия определенного количества людей на рабочем месте). Но даже в последнем случае пожелания людей должны напрямую учитываться. В предоставлении ежегодного отпуска это главное требование.

Когда оформляются эти «каникулы» для персонала, используются следующие виды документов, в частности, приказов:

1. Приказ о том, что работнику предоставляется отпуск. Он оформляется по установленным формам, которые не помешает посмотреть еще раз, чтобы освежить память. В данном приказе обязательно должен быть отражен стаж работника. Его нужно рассчитать в соответствии со ст.121 ТК РФ.
2. Если работник сам хочет, чтобы эти “каникулы” были заменены на определенную денежную компенсацию (и пишет соответствующее заявление на это), то издается приказ о зачислении ему такой компенсации.
3. Издаются еще приказы о вызове сотрудника из отпуска, переносе этих «каникул» и другие документы.

То есть, когда возникает необходимость дать сотруднику очередной отпуск, это требует много бумажной работы от бухгалтера или руководителя. Но при этом это необходимо сделать, т. к. каждый имеет право на отпуск.

Особенные случаи

Как быть руководителям, если им нужно отправить работника в ежегодный отдых без его желания, в силу любых причин? Для этого оформляется уведомление об этом. Для его оформления нет общепринятой формы, но там обязательно должны быть название и реквизиты компании, ФИО работника, суть уведомления с указанием статей ТК, подпись руководителя.

Руководителям не следует также забывать, что некоторые категории подчиненных имеют право потребовать отпуск независимо от графика отпускных дней.

Например, беременные женщины. Отказать им в этом требовании директор не имеет права. Иначе можно доиграться до административной ответственности и прочих неприятных вещей. Этого никому не пожелаешь.