Как правильно должно производиться оформление отпуска работникам? Таким вопросом следует задаться каждому руководителю, т. к. по законодательству у каждого работающего человека есть право на ежегодный отпуск. Что такое отпуск по закону? Это определенный период (чаще всего месяц, но в зависимости от ситуации он может быть больше или меньше), когда работник свободен от своих обязанностей и может распоряжаться этим временем по своему разумению.
Для начала нужно разобраться, какой вид «каникул» положен работнику. В первую очередь Трудовой кодекс предписывает, что оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику раз в год. Средняя его продолжительность – 28 дней. Есть ряд категорий, у которых отпуск работника длится большее количество времени.
Это следующие люди:
Кроме основного оплачиваемого, о котором шла речь выше, люди, трудящиеся в организации, могут оформить и дополнительные оплачиваемые отпуска. Вот только имеют на них право не все работники, а только те, которые заняты на тяжелых работах. Это могут быть открытые и подземные горные работы, в зонах радиационного заражения и другие виды деятельности, опасные для здоровья человека. Сюда же относятся работы на Крайнем Севере и в других сложных местностях.
Сколько именно дней дополнительного отпуска им положено, решается индивидуально.
Есть еще отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, в случае совмещения работы и учебы, для усыновителей.
Что нужно помнить руководителю, чтобы правильно оформить очередной отпуск своему подчиненному? Обычно предоставление свободных дней работникам напрямую зависит от их графика в организации. Составлять данный график нужно заранее, за предстоящий год. Утверждается он с учетом мнения первичного выборного профсоюзного органа. И сделано это должно быть не позже чем за две недели до того, как начнется календарный год. Обычно подчиненный должен отработать хотя бы полгода, чтобы уйти на “каникулы” в первый раз.
Что должно приниматься во внимание, когда составляется данный график и оформляем дни отдыха на его основе? Что главное в предоставлении отпуска работнику? Нельзя забывать о следующем:
Этот документ может быть составлен как на основе пожеланий сотрудников, так и в зависимости от пожеланий руководства (например, с учетом деятельности компании и требований наличия определенного количества людей на рабочем месте). Но даже в последнем случае пожелания людей должны напрямую учитываться. В предоставлении ежегодного отпуска это главное требование.
Когда оформляются эти «каникулы» для персонала, используются следующие виды документов, в частности, приказов:
То есть, когда возникает необходимость дать сотруднику очередной отпуск, это требует много бумажной работы от бухгалтера или руководителя. Но при этом это необходимо сделать, т. к. каждый имеет право на отпуск.
Как быть руководителям, если им нужно отправить работника в ежегодный отдых без его желания, в силу любых причин? Для этого оформляется уведомление об этом. Для его оформления нет общепринятой формы, но там обязательно должны быть название и реквизиты компании, ФИО работника, суть уведомления с указанием статей ТК, подпись руководителя.
Руководителям не следует также забывать, что некоторые категории подчиненных имеют право потребовать отпуск независимо от графика отпускных дней.
Например, беременные женщины. Отказать им в этом требовании директор не имеет права. Иначе можно доиграться до административной ответственности и прочих неприятных вещей. Этого никому не пожелаешь.