Принципы качественного построения системы учета персонала

Система кадрового менеджмента должна в обязательном порядке содержать такую значимую составляющую, как учет персонала. Подобный подход, определяющий необходимость интеграции учетной деятельности в политику управления кадрами, позволяет решать сразу две важные задачи. Во-первых, учет персонала способствует более эффективному построению линии кадровой стратегии, которую проводит предприятие. Во-вторых, грамотная организация учета человеческого капитала оказывает большое положительное влияние на общую динамику развития хозяйствующего субъекта. Также важно четко соотносить деятельность учета с другими сферами работы предприятия, такими, например, как экономико-финансовая область.

Рассматривая значимость этих моментов, нельзя не сказать о том, какие конкретно преференции дает система качественного учета кадрового капитала каждому конкретному предприятию. Говоря о данном факторе, пойдем, что называется, от обратного и зададимся следующим вопросом.

Необходимо ли внедрение системы?

Для любой организации, нацеленной на эффективную и долгосрочную деятельность, ответ на данный вопрос будет такой: да, внедрение системы необходимо. Какой же базис создает учет человеческих ресурсов? Кадровый подсчет обеспечивает:

• тотальный мониторинг кадровых процессов, происходящих в рамках организации;
• четкое понимание уровня интеллектуального потенциала компании;
• грамотный анализ реализации кадровой политики;
• верную оценку необходимости совершенствования стратегии управления кадрами;
• возможность правильного расчета потребности организации в кадровых ресурсах;
• более умный управленческий пул решений, принимаемых в отношении формирования кадровой политики, работы предприятия в целом.

Все указанные компоненты формируют основу для того, чтобы организация стабильно функционировала в долгосрочном формате.

Какие еще стратегические задачи способна решить модель кадрового калькулирования? Она, что весьма значимо, помогает осуществлять такой документооборот по каждому сотруднику предприятия, который полностью соответствует требованиям законодательства. То есть кадровая статистика помогает организации в соблюдении действующих регламентов.

Соблюдение ТК РФ

Здесь нужно заметить, что на организацию любой формы собственности, численного состава (независимо от специфики деятельности) закон накладывает обязанность вести учет персонала. Данное требование регламентировано Трудовым кодексом Российской федерации.

Если говорить более конкретно, то учет человеческого потенциала дает возможность качественно формировать документацию на каждого работника, правильно вносить в нее соответствующие изменения. А эти обязанности, следует подчеркнуть, входят в разряд основных, вменяемых законом хозяйствующим субъектам.

Как показывает практика, учетная кадровая работа направлена на достижение обширного числа целей. Так, не менее значимыми компонентами целеполагания в данном случае являются:

• сопровождение трудовых отношений в цепочке работодатель-работник (начиная от приема на вакантное место до увольнения);
• защита интересов участников трудовых отношений в суде (при возможном возникновении споров);
• фактическое подтверждение расходов организации на персонал;
• предоставление данных для назначения в перспективе пенсии сотрудников;
• основание для оплаты времени болезни работника, назначения и выплаты соответствующих пособий.

Специфика системы учета персонала

В первую очередь важно сказать о том, что она реализуется комплексно. И содержит в себе следующие основные составляющие.

Первая связана с четкой градацией сотрудников.

В зависимости от сферы деятельности предприятия персонал подразделяется на производственный и непроизводственный.

Все сотрудники различаются, кроме этого, по категориям: рабочие, руководители, специалисты, служащие.

Работники включаются в списочный и несписочный состав. Относительно первого варианта, вносятся все сотрудники, работающие на постоянной основе, сезонный персонал, “временщики”. Не входят в списочный состав работники, не состоящие в штате организации, привлеченные по трудовому соглашению для выполнения разовых работ, совместители.

Для осуществления учета кадрового капитала следует использовать специальные формы первичных учетных документов:

1. Приказ (распоряжение) о приеме на работу. Он составляется представителями отдела кадров или другими уполномоченными лицами (на каждого сотрудника).
2. Трудовой договор (контракт). Представляет собой соглашение между работником и работодателем. Согласно данному документу, сотрудник должен выполнять работу по определенной специальности, в конкретной должности; работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать безопасные условия труда.
3. Личная карточка. Она ведется в отношении каждого сотрудника предприятия. Здесь консолидированы основные сведения о работнике.
4. Приказ (распоряжение) о переводе на другую должность (в иное подразделение компании). Указанный документ обязательно составляется сотрудниками кадровой службы в двух экземплярах. Один необходим непосредственно для отдела кадров, другой – для бухгалтерии.
5. Приказ (или распоряжение) о предоставлении отпуска. Здесь все понятно: документ необходим для оформления очередного и другого вида отпусков. В нем содержится информация, необходимая для расчета отпускных выплат).
6. Лицевой счет. Он открывается персонально на каждого сотрудника (работниками бухгалтерии). Здесь фиксируются данные для расчета выплат. Кроме того, указаны все виды начислений и удержаний (в разрезе каждого месяца).
7. Приказ-распоряжение о прекращении трудового договора. Рассматриваемый документ в обязательном порядке составляется в двух экземплярах, визируется руководителем подразделения и предприятия. Он должен содержать информацию о причине и основании для увольнения, номер и дату соответствующего постановления. В этом приказе фиксируется расчет по начисленным и удержанным суммам, указываются данные об имущественных ценностях.

Высокие технологии

Как видим, калькуляция кадров – это весьма масштабный и трудоемкий процесс. Именно поэтому многие прогрессивные руководители успешно решают вопрос с автоматизацией процессов учета кадров. И внедряют в рамках своих предприятий такое новшество, как программа автоматизированного оборота документов. Каковы плюсы данной программы? Их немало, это, прежде всего:

• максимальное упорядочение профильной информации о работниках;
• простота ведения и отслеживания истории изменений каждого реквизита;
• мобильность и легкость реализации процессов создания документов по учету персонала;
• гармонизация системы учета с высокими стандартами делопроизводства;
• возможность составлять отчетные документы без привлечения сторонней помощи (программиста).

Сегодня на рынке представлено большое число программ, функционирующих в данной области. Наиболее удобные из них содержат уже готовые шаблоны для оформления любых документов. Причем не просто стандартизированные формы, а абсолютно готовые приказы с прописанными формулировками.

Рассматривайте требования закона как дополнительный механизм повышения качества деятельности.

Немалое число руководителей воспринимают необходимость ведения кадрового учета как некую повинность, навязанную нормативно-законодательной базой. Более того, топ-менеджеры стремятся экономить на реализации этого значимого направления деятельности, расценивая затраты на учет человеческих ресурсов как излишние и нецелесообразные.

Данное видение вопроса, безусловно, является неверным. Кадровый мониторинг, сопряженный с проводимыми учетными мероприятиями, является хорошим инструментом для модернизации кадрового менеджмента, повышения качества и производственной (основной) деятельности, обеспечения успешного развития бизнеса.