При трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. При этом важно правильно выполнить каждый шаг, чтобы в будущем не возникло проблем и разногласий.

Официальное оформление нового сотрудника на определенную должность начинается, как правило, с ряда необходимых процедур: это успешное проведение собеседования, избрание на должность по конкурсу, если таковой имеется, прохождение медицинского осмотра и многое другое.

Предоставление документов работником

Прежде чем принять определенного кандидата на ту или иную должность, работодатель обязан проверить его документы. Только после этого можно переходить к следующему шагу. При проверке бумаг, поданных потенциальным сотрудником, необходимо проверить в первую очередь наличие возможных противопоказаний для выполнения обязанностей, предусмотренных должностью, на которую претендует соискатель.

В большинстве случаев, если оформление официальное, чтобы устроиться на работу, человек подает такие документы, как паспорт (либо иное удостоверение личности), трудовую книжку, пенсионное страховое свидетельство, документ о постановке на военный учет (для военнообязанных), диплом об образовании, если работа требует соответствующей квалификации, и справку об отсутствии судимости.

Последняя бумага в некоторых случаях играет огромную роль при трудоустройстве. До определенного вида работ не допускаются лица, имеющие судимость, и те, кто подвергается либо подвергался ранее уголовному преследованию.

При необходимости работодатель может потребовать от подчиненного дополнительные документы. Это не запрещается российским трудовым и федеральным законодательством, а также иными законами и правилами. В некоторых случаях оформление трудового договора невозможно без предъявления дополнительных документов со стороны будущего сотрудника.

В Трудовом Кодексе имеются правила, согласно которым прием определенных категорий лиц на должность невозможен, если они не пройдут предварительный медицинский осмотр. Это касается в первую очередь лиц, не достигших совершеннолетия. Кроме того, существуют и определенные правила относительно некоторых профессий. Они прописаны в ТК РФ и федеральном законодательстве.

Что касается оплаты медицинского осмотра, то этот вопрос может быть решен потенциальным работодателем. Однако в большинстве случаев прохождение предварительного медосмотра происходит за счет соискателя.

Важные шаги при оформлении на работу нового сотрудника

После проведения всех предварительных процедур потенциальный работник должен написать заявление об устройстве на определенную должность. Стоит заметить, что далеко не на каждом предприятии берут этот шаг за правило, но все же лучше его не игнорировать. Особенно часто без заявления обходятся частные компании. При трудоустройстве на муниципальную должность предусмотрено в обязательном порядке оформление данного документа. Заявление необходимо зафиксировать в специальном журнале регистрации документов.

Далее можно переходить к следующему шагу: к ознакомлению будущего работника с коллективным договором и иными нормативными актами, важными для работы на конкретном предприятии. В данном случае речь идет о правилах трудового распорядка, должностной инструкции. Последний документ нередко является дополнением к трудовому договору.

Работодателю необходимо зафиксировать тот факт, что сотрудник ознакомился со всеми необходимыми документами. Определенных правил в данном случае нет, поэтому на каждом предприятии определяется свой способ. К примеру, к нормативному акту могут прилагаться ознакомительные листы, после прочтения которых работник ставит свою подпись и дату. В некоторых случаях факт ознакомления с рабочей документацией фиксируется в специальном журнале.

На некоторых предприятиях поступают гораздо проще, то есть прописывают в трудовом договоре строку, в которой говорится, что сотрудник ознакомился с нормативными актами. Стоит заметить, что в данном случае необходимо перечислить все документы.

Заключение трудового договора

В российском трудовом законодательстве указано, что оформление трудового договора осуществляется исключительно в письменной форме, никаких устных соглашений при официальном трудоустройстве быть не может. Документ составляется в 2 экземплярах, которые подписываются каждой стороной. В некоторых случаях, когда речь идет об определенной категории граждан либо об особых условиях труда, составляется дополнительное число копий договора. Они могут понадобиться для согласования некоторых вопросов с третьей стороной.

В документе обязательно прописываются все пункты, которые предусмотрены российским законодательством. Сюда же могут быть внесены дополнительные сведения и условия работы.

Работодателю стоит особенно внимательно отнестись к договору о полной материальной ответственности. По закону, это не является обязательным шагом. Однако, если сотрудник не подпишет его сразу, то после он может отказаться заверять его своей подписью. При этом в законе нет четких правил относительно данной ситуации. К примеру, нет описания того, можно ли заставлять работника подписывать договор о материальной ответственности, а также наказывать его за неповиновение, к примеру, увольнением.

Однозначного мнения юристов по этому поводу нет, поэтому, чтобы избежать разногласий в дальнейшем, стоит оформить этот документ еще до того, как новый сотрудник будет утвержден в штат. Нужно помнить и о том, что заключение подобного договора возможно лишь с определенным кругом работников, который установлен законодательством.

После того, как трудовой договор будет подписан, его нужно зарегистрировать в журнале. Далее, когда все формальности будут соблюдены, можно вручить новому сотруднику его экземпляр трудового документа. Нужно помнить о том, что на бумаге, предназначенной работнику, должна стоять подпись работодателя, и наоборот.

Издание приказа

Данный пункт является завершающим шагом при оформлении человека на новую должность. Работодатель обязан составить приказ-распоряжение на основании подписанного трудового договора.

Приказ о приеме работника играет очень важную роль, на его основании в отделе кадров заводится рабочая карточка учета, вносится запись в трудовую книгу работника, в бухгалтерии открывается лицевой счет, и человеку присваивают табельный номер.

Для составления приказа существует особая форма, которая именуется Т-1. Если на работу оформляются сразу несколько работников, используется форма Т-1а. Заполняется бланк лицом, которое ответственно за прием всех новых сотрудников на предприятии. Образец заполнения можно увидеть чуть ниже.

При составлении приказа обязательно указываются данные работника и предприятия, должность, которую будет занимать новый сотрудник, условия приема на определенное рабочее место и характер выполняемой трудовой деятельности. Тут необходимо указать, будет ли данная должность основной либо дополнительной, а также временной либо постоянной. Если трудовой договор заключается на неопределенный срок, в графе дата и период работы можно ничего не указывать.

После того, как форма Т-1 будет заполнена, ее подают на подпись руководителю предприятия. Затем своей подписью документ должен заверить и сам работник. Далее нужно внести необходимые записи в трудовую книжку и личную карточку нового сотрудника, открыть лицевой счет в бухгалтерии и присвоить человеку табельный номер. На этом процедура оформления нового сотрудника на должность будет завершена.