Как оформляется приказ о направлении работника в командировку

29 февраля 2016
Просмотров: 1384

Многие компании отправляют сотрудников на работу в другие города, однако руководитель должен издать приказ о направлении работника в командировку.

Подписание приказа о командировке

Нередко в крупных и небольших предприятиях возникает необходимость отправить одного либо нескольких сотрудников в командировку. Причины рабочих поездок могут быть различными, но процесс оформления их практически идентичен.

Служебной командировкой именуют поездку работника, которая организовывается по распоряжению руководства, предоставляемую на определенный срок с целью исполнения поручений вдали от постоянного места работы.

Командировка сотрудника по делам фирмыСтоит отметить, что не каждая работа, выполненная сотрудником за пределами рабочего места, квалифицируется как командировка. Если необходимые действия выполняются в пути либо речь идет о работе разъездного характера, это не может быть названо служебной командировкой.

Для того чтобы отправить сотрудника выполнять работу вдали от постоянного рабочего места, необходимо правильно оформить все бумаги. Особенности направления человека в служебную командировку прописаны в российском законодательстве, поэтому нарушать их нельзя.

Выбор работника для командировки

При оформлении сотрудника на рабочую поездку необходимо четко указать цель командировки.

Это очень важно, так как не каждая задача, необходимая для выполнения вне основного рабочего места, может быть подходящей целью. Работодатель должен помнить о том, что в Трудовом кодексе и в федеральных законах говорится о запрете руководителю требовать от своих подчиненных выполнения действий, которые не прописаны в трудовом договоре. Исключение составляют лишь некоторые случаи.

Выбор сотрудника для командировкиКроме того, необходимо учитывать, что не каждого сотрудника можно отправить в командировку. Ряд работников по закону нельзя направлять в служебную поездку без их согласия. Более того, в некоторых случаях, помимо необходимости письменного согласия от работника, может потребоваться и медицинская справка, подтверждающая отсутствие медицинских противопоказаний.

По российскому законодательству запрещается отправлять в служебные поездки людей, которым еще не исполнилось 18 лет. Исключения составляют лишь спортсмены и сотрудники творческих коллективов, к которым можно отнести съемочные группы средств массовой информации, работников цирков, концертных коллективов и театральных организаций.

Процесс оформления командировки

Пример приказа о командировкеДля начала необходимо определить сотрудника, которого нужно отправить в служебную поездку. Далее, если этот человек попадает в категорию лиц, которых можно направить в командировку исключительно с их письменного согласия, оформляется постановление. Также необходимо дополнительно выяснить, не является ли препятствием для поездки медицинское противопоказание. Сотрудники, которые попадают в особую категорию, должны ознакомиться со всеми документами и подтвердить их своими подписями.

Работодатель обязан подготовить уведомление о командировке с указанием места назначения и работы, которую необходимо выполнить в процессе поездки. Далее сотрудник соглашается либо отказывается от предложения. В уведомлении должна быть специальная графа, в которой работник может вписать причину своего отказа, к примеру, медицинские противопоказания.

Подобный документ составляется в 2 экземплярах, то есть по 1 для каждой из сторон. Уведомление необходимо зарегистрировать в том порядке, который установлен в компании. К примеру, это может быть специальный журнал для регистрации предложений сотрудникам.

Получение согласия работника на командировкуРаботнику необходимо проследить, чтобы на его экземпляре присутствовала подпись начальника. В свою очередь, на документе, который остается у работодателя, должно быть написано лично сотрудником, что он ознакомлен с содержимым документа и может отправиться в командировку либо отказывается от нее. На каждом экземпляре должна присутствовать дата.

Если работник соглашается с предложением работодателя, он может ограничиться согласительной записью. Другое дело, когда отказ требует подробного объяснения. В данном случае работник может написать отдельное заявление, в котором будет указана причина отклонения предложения о служебной поездке. Данный документ тоже необходимо зарегистрировать в порядке, установленном компанией.

В том случае, когда работодатель и его подчиненный достигли согласия, оформляется приказ о направлении в рабочую командировку.

Издание приказа

Командировка на служебном автомобилеВ командировочном приказе должна быть указана цель рабочей поездки. Кроме того, в данном документе нужно уточнить время, которое понадобится работнику для выполнения поручения, и место, где будет произведена работа. Нужно также указать, какой транспорт будет использован для перемещения сотрудника. Это может быть общественное, личное либо корпоративное транспортное средство.

Приказ о направлении работника в командировку обязательно должен быть составлен в соответствии с государственными нормами. Для оформления документа имеется специальный бланк, образец которого можно увидеть чуть выше.

Как все другие документы, имеющие отношение к предстоящей командировке, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку необходимо зарегистрировать в специальном журнале. В компании обязательно должен быть журнал для регистрации приказов. В нем должна стоять подпись самого сотрудника, который отправляется в командировку.

Финансовый вопрос

Командировочные расходыРаботник, который будет определенное время работать в другом городе, должен получить от предприятия определенный аванс. Эти деньги должны быть потрачены на оплату съемного жилья, проезд к месту назначения и иные расходы, которые связаны с проживанием вне дома. Так называемые суточные должны быть выплачены сотруднику до того, как он отправится в командировку.

Деньги выдаются не просто так. За каждую потраченную копейку работник обязан отчитаться перед руководством. Для этого необходимо хранить все чеки. Изначально денежные средства выдаются по письменному заявлению, написанному подотчетным лицом, то есть самим работником. Документ можно составить в произвольной форме. Заявление должно быть подписано руководителем компании и обязательно содержать дату его создания.

Фактическое время пребывания в командировке

Нередко работник справляется с поставленной задачей быстрее, чем предполагалось изначально. Однако не исключаются и такие варианты, когда человеку нужно больше времени. В таких ситуациях по прибытии сотрудника на основное рабочее место необходимо вычислить фактическое время поездки.

Для этого потребуется написать служебную записку и приложить к ней все имеющиеся чеки, счета, квитанции и путевой лист, если таковой имеется. Именно по проездным документам чаще всего определяется реальное время, проведенное работником в командировке. Если по какой-то причине таковые отсутствуют, может быть предоставлен документ о найме жилого помещения, в котором проживал работник во время поездки.

Отчет об израсходованных денежных средствах

После возвращения из рабочей командировки сотрудник обязан подать своему начальству отчет об израсходованных деньгах, которые были выданы ранее в качестве аванса. Сюда необходимо приложить каждый чек и квитанцию, которые были получены в ходе поездки. Далее сотрудники бухгалтерии займутся расчетами.

Если в процессе подсчетов будет выявлено, что работник во время командировки потратил большую сумму, чем было выдано ему в виде аванса, разница должна быть возвращена. В тех случаях, когда у сотрудника остались неизрасходованные средства, их нужно обязательно вернуть в кассу компании. Не исключается и вариант, когда работодатель просто удерживает определенную сумму из следующей зарплаты работника, вернувшегося из поездки. В любом случае оставить себе разницу сотрудник не имеет права.

Когда речь идет о командировках, стоит учитывать абсолютно все документы, чтобы в будущем избежать недоразумений, особенно в финансовом плане.

Автор:
Оцените статью:
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (Нет голосов)
Загрузка...
КОММЕНТАРИИ