Как правильно составить и написать докладную на работника?

22 февраля 2016
Просмотров: 2907

На любом предприятии бывают ситуации, когда подчиненным нужно донести до руководства важные сведения. Как нужно правильно написать докладную на работника или сообщить начальству какую-то информацию в письменной форме, знают немногие; между тем это не представляет особой сложности.

Написание докладной на работника

Виды докладных записок

По своему содержанию докладные делятся на:

  • информативные — содержат информацию о конкретных деталях и способах проведения работ, имеют периодический характер;
  • отчетные — несут в себе данные о проделанной работе и выполненных указаниях руководства;
  • инициативные — обычно содержат какие-то предложения и рекомендации начальству.

В зависимости от адресата докладные бывают внутренние и внешние:

  • внутренние — адресуются непосредственному руководителю внутри организации, пишутся на простом листе бумаги;
  • внешние — пишутся на специальных бланках лицу, которое находится за пределами предприятия.

Структура и оформление

Виды докладных записокВ зависимости от целей, преследуемых составителем, структура и написание некоторых докладных могут отличаться.

  1. Повышение эффективности работы. Бывают ситуации, когда полноценная работа отдела или целого подразделения ухудшается из-за плохого выполнения отдельными сотрудниками своих обязанностей на рабочем месте, и руководство необходимо поставить в известность о сложившейся ситуации для применения соответствующих мер к нарушителям.
  2. Изменение сложившейся ситуации. Если работнику стали известны обстоятельства, не позволяющие нормально работать или служащие источником какой-то опасности, то такую информацию нужно немедленно докладывать начальству.
  3. Защита от унизительного отношения. Никто из сотрудников не должен терпеть несправедливого и дискриминирующего отношения к себе, написание докладной в данном случае является попыткой защитить свое достоинство и урегулировать конфликт, не обращаясь в контролирующие органы.
  4. Желание снять с себя ответственность за происходящее. Если на предприятии сложилась непростая или критическая ситуация, а остальные сотрудники бездействуют или не считают ситуацию таковой, то работник, написав докладную и сообщив должностному лицу о сложившейся ситуации, может снять с себя дальнейшую ответственность за происходящее.

После того как цель определена, можно приступать к написанию самого документа. К оформлению докладной записки предъявляются определенные требования. Содержание должно быть кратким, но емким, выдержанным в стиле деловых документов. При написании докладной можно руководствоваться следующим планом:

Образец докладной записки

  1. Адресат — конкретное лицо, уполномоченное помочь в разрешении описанной в докладной ситуации. Фамилия и должность адресата указывается обычно вверху справа, также здесь можно указать и данные человека, который обращается к руководству посредством докладной.
  2. Описание причины — краткое изложение сути произошедшей ситуации и причины обращения к вышестоящему должностному лицу.
  3. Полное описание случившегося — здесь уже автор должен подробно рассказать о проблеме с указанием всех дат, мест и фамилий участников.
  4. Причиненный ущерб — анализ составителем докладной сложившейся ситуации и описание возможного ущерба.
  5. Предложения и пожелания — изложение возможных путей решения проблем и предложений по предотвращению возникновения в будущем подобных ситуаций.
  6. Заключительная часть — в конце указываются данные автора докладной: должность и фамилия, ставится дата и подпись.

Докладная записка составляется в двух экземплярах, один из которых отдается адресату, а на втором ставится отметка о его принятии.

Пример докладной о прогуле

Передача докладной руководству компанииДокладная записка о прогуле обычно составляется для информирования вышестоящего руководства об отсутствии какого-то сотрудника на рабочем месте. Она содержит в себе сведения о данном происшествии и просьбу привлечь нерадивого работника к ответственности, чтобы избежать в будущем проблем, связанных с его отсутствием. Образец структуры докладной о прогуле можно представить следующим образом:

  1. В шапке документа указывается должность и инициалы должностного лица, которому адресована докладная: Директору ООО «Весна» Терентьеву А. Б.
  2. Ниже по центру пишется название документа: Докладная записка.
  3. Далее следует описание цели подачи докладной и сути проблемы: «Довожу до вашего сведения, что 15 июля 2015 года сотрудник Тигров А. А. отсутствовал на своем рабочем месте по неизвестной причине. Ставлю вас в известность, что данный сотрудник не выходит на работу уже в пятый раз за последние три месяца. Прошу вас принять меры и применить к Тигрову меры дисциплинарного взыскания, так как его прогулы нарушают нормальную работу цеха и способствуют снижению производительности всего предприятия».
  4. В заключение ставится должность, фамилия и подпись составителя: Начальник цеха (подпись) Петухов В. В.

Основной особенностью докладной является то, что она всегда пишется от нижестоящего лица к вышестоящему руководству. К ней также могут быть приложены документы, связанные с изложенными в докладной обстоятельствами.

В целом в написании докладных записок нет ничего сложного, главное — соблюдать структуру, четко излагать суть проблемы и возможные пути ее решения.

Автор:
Оцените статью:
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (Нет голосов)
Загрузка...
КОММЕНТАРИИ